La réussite de la gestion de projet repose sur une communication efficace. Les chefs de projet doivent surveiller le flux d’informations avec les équipes et parties prenantes en suivant un plan détaillé et en surmontant les obstacles.
Ce cours explore les méthodes, modèles, canaux et technologies qui favorisent une gestion de communication efficace. Vous découvrirez la communication unilatérale, le modèle émetteur-destinataire et d’autres systèmes de gestion de l’information, ainsi que l’analyse des exigences en communication.
Approche des communications de projet
Une communication de projet efficace doit satisfaire les besoins en informations de vos parties prenantes. Chaque projet nécessite une approche ciblée pour éviter d’éventuelles catastrophes.
Cibler correctement
Transmettre au bon format, au bon moment, au bon public avec l’impact souhaité
Besoins des parties prenantes
Prendre en compte les exigences spécifiques en informations
Informations essentielles
Fournir uniquement ce qui est nécessaire pour des décisions éclairées
Révision régulière
Adapter l’approche tout au long du cycle de vie du projet
Ressources suffisantes
Affecter les moyens nécessaires aux activités de communication
Analyse des exigences de communication
L’analyse des besoins en communication détermine les exigences en informations des parties prenantes. Cette technique clé permet d’aboutir à des communications efficaces en limitant les échanges, en utilisant intelligemment les ressources et en choisissant les technologies appropriées.
Organigramme de l’entreprise
Identifie rapidement les postes et relations hiérarchiques des parties prenantes.
- Membres d’équipe : objectifs et performances
- Direction : synthèse globale
- Responsables fonctionnels : impacts directs
- Superviseurs : planification et formation
Registre des parties prenantes
Détaille l’évaluation des parties prenantes pour planifier les communications.
- Type de rapport nécessaire
- Exigences et attentes principales
- Influence potentielle sur le projet
- Phase d’engagement appropriée
Calcul des canaux de communication
Le nombre de canaux de communication aide à comprendre la complexité des communications du projet. Cette formule permet de déterminer si votre plan est adapté.
La formule
N(N-1)/2 où N est le nombre de parties prenantes (vous inclus)
Exemple pratique
7 membres d’équipe = 7(7-1)/2 = 21 canaux de communication potentiels
Changement d’équipe
De 6 à 9 membres : 36 canaux actuels – 15 canaux précédents = 21 canaux supplémentaires
Important : À mesure que des membres sont ajoutés, le nombre de canaux augmente de façon exponentielle. Le chef de projet doit adapter sa stratégie de communication en conséquence.
Exemple concret : Projet de développement logiciel
Imaginez un projet de développement logiciel où la communication est essentielle pour le succès. Voyons l’impact de l’ajout de membres sur les canaux de communication.
Scénario Initial
Une équipe de développement logiciel commence avec 5 membres :
- 1 Chef de projet
- 2 Développeurs
- 1 Designer UI/UX
- 1 Testeur QA
Nombre de parties prenantes (N) = 5
Calcul des canaux : 5(5-1)/2 = 10 canaux
Après l’Intégration
En milieu de projet, 2 nouveaux développeurs rejoignent l’équipe.
- Total de 7 membres : 1 Chef de projet, 4 Développeurs, 1 Designer, 1 Testeur QA
Nombre de parties prenantes (N) = 7
Calcul des canaux : 7(7-1)/2 = 21 canaux
Impact : 21 – 10 = 11 nouveaux canaux à gérer.
Cette augmentation de 11 canaux signifie une complexité accrue. Les implications pratiques incluent :
- Nécessité de plus de réunions de synchronisation.
- Mise à jour du plan de communication du projet.
- Augmentation potentielle des risques de malentendus ou de communications manquées.
- Le chef de projet doit redoubler d’efforts pour assurer une communication claire et efficace.
Modèles et technologies de communication
Éléments des modèles
Tous les modèles comportent au moins deux parties : l’émetteur et le récepteur.
- Réponse : feedback au message original
- Encodage : traduire les pensées en message
- Transmission : envoyer via la technologie
- Bruit : facteurs qui déforment le message
- Décodage : retranslation par le récepteur
- Accusé de réception : confirmation de réception
Méthodes de communication
Interactive : échange multidirectionnel (réunions, appels, visioconférence)
Unilatérale envoyée : diffusion aux destinataires (e-mails, rapports, mémos)
Unilatérale cherchée : accès à l’initiative du destinataire (intranet, sites Web, bases de connaissances)
Les obstacles à la communication incluent les différences linguistiques, le jargon, les perceptions, les problèmes technologiques et les malentendus. Un bon chef de projet s’efforce de les éliminer.
Choix des technologies de communication
Urgence
Messages urgents : téléphone, SMS ou rendez-vous en face à face
Environnement
Fuseaux horaires, langues, facteurs interculturels
Disponibilité
Technologie compatible, accessible pour toutes les parties prenantes
Confidentialité
Mesures de sécurité pour informations sensibles
Facilité d’utilisation
Technologies adaptées avec formation si nécessaire
Exemple concret : Choix de technologie pour une équipe internationale
Un chef de projet doit communiquer un changement budgétaire critique à une équipe internationale. Voici comment les facteurs influencent son choix :
- Urgence : Une décision est nécessaire dans les 24 heures.
- Disponibilité : L’équipe est répartie sur 3 continents (Europe, Asie, Amérique).
- Facilité d’utilisation : L’équipe a des compétences techniques variées.
- Environnement : Il y a un décalage horaire de 8 heures entre les membres.
- Confidentialité : L’information financière est sensible.
Solution choisie : Le chef de projet opte pour une visioconférence sécurisée, enregistrée et planifiée pour accommoder le plus grand nombre de fuseaux horaires possible. Un e-mail de suivi crypté est envoyé avec un résumé et les actions requises. Cette combinaison répond à l’urgence (visioconférence), à la disponibilité et à l’environnement (enregistrement pour ceux qui ne peuvent pas assister en direct), à la facilité d’utilisation (plateforme de visioconférence courante) et à la confidentialité (cryptage de l’e-mail).
Bilan : L’enregistrement de la session a permis à tous les membres de l’équipe d’obtenir l’information clé et de poser des questions ultérieurement. L’e-mail sécurisé a garanti que les détails sensibles étaient partagés en toute sécurité. Une meilleure pratique serait d’avoir un outil de collaboration en ligne pour des questions et réponses asynchrones et documentées.
Outils de gestion des communications
Les chefs de projet utilisent divers outils et techniques pour préparer et diffuser les communications du projet aux parties prenantes.
Technologie de communication
Appropriée au type d’informations selon le plan de gestion
Compétences de communication
Communication verbale, feedback, non-verbal et présentations
Rapports de projet
Collecte et diffusion d’informations pertinentes, du simple bulletin aux rapports élaborés
Méthodes de communication
Vérifier la réception et permettre le feedback des parties prenantes
Système PMIS
Outils électroniques et gestion des médias sociaux
Compétences interpersonnelles
Écoute active, gestion des conflits, sensibilisation culturelle, réseautage
Surveiller les communications
Plusieurs outils et techniques permettent de surveiller les communications pour s’assurer que les besoins des parties prenantes continuent d’être satisfaits.
Jugement d’expert
Consulter des personnes ayant des connaissances spécialisées pour prendre des décisions éclairées sur la maîtrise des communications
Représentation des données
Analyser les changements avec des matrices d’évaluation de l’engagement des parties prenantes
Réunions
Faciliter les discussions pour favoriser la prise de décisions concernant la maîtrise des communications du projet
Compétences interpersonnelles
Observation et conversation pour identifier les problèmes et conflits par le dialogue
Système PMIS
Compiler des données, vérifier le respect du plan et formater les communications de diverses manières
Le jugement d’expert aide à évaluer l’impact potentiel des problèmes de communication et à décider des meilleures actions correctives à mettre en œuvre.